Jobbird

Documentalist

Op deze pagina

Klaar om te solliciteren?

Heb je ondertussen genoeg inspiratie opgedaan? Ontdek onze vacatures en solliciteer direct online op jouw favoriet.

Werk jij zorgvuldig en lijkt het je leuk om grote hoeveelheden informatie te structureren? Misschien is een baan als documentalist dan iets voor jou. In deze functie zorg je ervoor dat medewerkers van een bedrijf alle benodigde informatie hebben om hun werk goed te kunnen doen. Je stelt bijvoorbeeld werkinstructies op of duikt in nieuwe wetgeving. Meer weten? Op deze pagina lees je alles over dit beroep. Bijvoorbeeld over de taken, opleiding en het salaris van een documentalist. Zo ontdek je snel of een baan als documentalist iets voor je is.
 

Bekijk alle documentalist vacatures

Wat is een documentalist?

Een documentalist is iemand die relevante informatie verzamelt en beheert voor een organisatie. In deze functie zorg je ervoor dat de kennis waarop de organisatie draait up-to-date is en dat nieuwe informatie bij de juiste mensen terechtkomt. Wat je zoals documenteert? Dat hangt af van waar je werkt. Denk aan nieuwe wet- en regelgeving, krantenartikelen of oude foto’s en documenten. Als technisch documentalist ligt de focus op het op- en samenstellen van technische handleidingen, bijvoorbeeld voor nieuwe machines en installaties.

Het werk van een documentalist komt deels overeenkomt met dat van een archivaris. In beide functies houd je namelijk het archief bij en zorg je voor een werkbaar systeem voor de ordening van gegevens. Maar er zijn ook verschillen tussen de beroepen. Als documentalist ligt de focus namelijk veel meer op het nieuwe dan het oude. Het actualiseren van kennis is jouw belangrijkste taak en bovendien stel je collega’s op de hoogte van nieuwe informatie. Zo zorg je ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen.
 

Salaris documentalist 2022

Benieuwd wat je in deze functie verdient? Het loon van een documentalist verschilt sterk per sector en opleidingsniveau. Om je toch een idee te geven: het documentalist salaris ligt in 2022 in de meeste gevallen tussen de € 2.300 en € 3.400 bruto per maand. Afhankelijk van waar je precies werkt, wat je taken zijn en welke opleiding je hebt gevolgd, kan het dat je salaris net iets lager of hoger ligt. Ook werkervaring is van invloed op wat je verdient.

Net als salaris, verschillen de secundaire arbeidsvoorwaarden per organisatie. Je krijgt in ieder geval vakantiedagen en vakantiegeld, maar hebt misschien ook wel recht op reiskostenvergoeding en pensioenopbouw. In de vacatures staat vaak aangegeven wat je kunt verwachten.
 

Wat doet een documentalist?

Als documentalist zorg je ervoor dat de kennis van een organisatie actueel is. Jouw belangrijkste taken zijn het verzamelen en beheren van nieuwe informatie. Hoe je dit doet en wat hier precies bij komt kijken, hangt af van de organisatie waarvoor je werkt. Zo verzamel je als documentalist van een culturele instelling bijvoorbeeld artikelen en foto’s voor een expositie, terwijl je je als technisch documentalist handleidingen, documentatie en werkinstructies voor nieuwe softwareproducten opstelt. Waar je ook werkt, het is heel belangrijk dat je de ontwikkelingen binnen je vakgebied goed in de gaten houdt.

Soms schakelen andere medewerkers je in om bepaalde informatie te achterhalen. Je duikt dan bijvoorbeeld in nieuwe wetgeving, politieke ontwikkelingen of koerswijzigingen. Wat je ook documenteert, het is belangrijk dat de informatie up-to-date blijft. Ook zorg je er als documentalist voor dat medewerkers op de hoogte zijn van de nieuwe gegevens. Je ontwikkelt een werkbaar systeem waarin je de informatie logisch en overzichtelijk ordent en later soms archiveert. Het is daarbij belangrijk dat andere medewerkers de gegevens makkelijk kunnen vinden en eventueel aanpassen.

Taken van een documentalist

  • Verzamelen en beheren van nieuwe, relevante informatie;
  • opstellen van documentatie, handleidingen, werkinstructies en meer;
  • volgen van ontwikkelingen binnen het vakgebied;
  • achterhalen van gegevens en informatie voor collega’s;
  • medewerkers op de hoogte stellen van nieuwe informatie;
  • ontwerpen en onderhouden van een gestructureerd archief.

 

Hoe word je documentalist?

Welke opleiding je als documentalist nodig hebt, hangt af van de sector waarin je aan de slag wilt. Er bestaat in ieder geval geen specifieke documentalist opleiding. In plaats daarvan kun je bijvoorbeeld kiezen voor een hbo-opleiding in een richting als informatiebeheer, informatiekunde of informatica. Denk aan Informatiedienstverlening en Management of Media, Informatie en Communicatie. Ook de hbo-opleiding Digitale Communicatie biedt een mooie basis voor dit beroep als je kiest voor de richting informatiemanagement. Soms is een mbo-opleiding voldoende. Bijvoorbeeld een technische opleiding of de mbo-opleiding Informatiedienstverlening Bibliotheken (niveau 4).

En verder? Als documentalist moet je heel nauwkeurig en zorgvuldig werken. Een klein foutje kan grote gevolgen hebben en documenten bijvoorbeeld onvindbaar maken. Je moet ook goed knopen kunnen doorhakken, want je maakt regelmatig keuzes over wat je wel en niet bewaart. Het is daarnaast belangrijk dat het vinden van de juiste informatie je niet al te veel moeite kost. En dat je niet alleen veel verstand hebt van documenteren, maar dit ook goed kunt overbrengen aan je collega’s.
 

Werken als documentalist

Als documentalist kun je bij de meest uiteenlopende organisaties aan de slag. Bijvoorbeeld bij musea, bibliotheken, scholen, banken en rechtbanken. Maar de meeste banen vind je in de technische sector. Er is veel werk in de bouw, chemie en ICT. Je hebt in deze functie veel contact met allerlei collega’s, want zij moeten voor informatie bij jou zijn. Soms werk je in een team met andere documentalisten en heb je misschien zelfs een assistent, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Soms behoren ook een archivaris of archiefmedewerkers tot je collega’s.
 

Overzicht documentalist

Kun je wel een samenvatting gebruiken? Onderstaande tabel geeft je een beknopt overzicht van dit beroep.

Beroepsgroep Administratief en secretarieel
Opleidingsniveau Mbo, hbo
Salarisindicatie 2022 € 2.300 – € 3.400 per maand
Doorgroeimogelijkheden Hoofd documentatie
Competenties & vaardigheden Accuraat, besluitvaardig, communicatie, informatievaardigheid, organiseren, zelfstandig werken
Gerelateerde functies Archiefmedewerker, archivaris, bibliothecaris

FAQ

  • Wat is een documentalist?
    Een documentalist is iemand die de kennis van een organisatie up-to-date houdt. Dit doe je door relevante informatie te verzamelen en beheren.
  • Hoe word je documentalist?
    Er bestaat geen specifieke opleiding tot documentalist. Je kunt voor dit beroep het best een hbo-opleiding volgen in een richting als informatiebeheer, informatiekunde of informatica. De precieze functie-eisen verschillen per werkgever en vind je in de documentalist vacatures.
  • Wat verdient een documentalist in 2022?
    In 2022 ligt het documentalist salaris tussen de € 2.300 en € 3.400 bruto per maand. Wat je precies verdient, hangt onder andere af van de sector waarin je werkt, je opleidingsniveau en werkervaring.