Feedback geven, het is voor velen een behoorlijke hobbel om te nemen. Feedback ontvangen is al niet altijd even leuk, maar feedback geven misschien wel minstens zo moeilijk. Ook op werk worstelen veel mensen met feedback geven aan een collega. En dat is jammer, want als er iets is waardoor jouw collega’s kunnen groeien, is het jouw waardevolle feedback. Zwijgen komt de werksfeer uiteindelijk meestal niet ten goede.
Hoog tijd dus om dit onderwerp eens goed te belichten, want hoe doe je dat nou, goede feedback geven? Jobbird legt het je uit door te bespreken wat feedback precies is, waarom feedback belangrijk is en hoe feedback geven werkt (inclusief voorbeeldzinnen). Dit doen we aan de hand van verschillende feedbackregels, methodes en voorbeelden. Kun jij daarna alles delen wat je op je hart hebt, en dat ook nog eens op een manier die goed te verteren is voor de ontvanger. Wat wil je nog meer?
Wat is feedback?
Voordat we diep in het onderwerp ‘feedback geven’ duiken, is het belangrijk om antwoord te geven op de vraag: wat betekent feedback precies? Feedback is het overbrengen van een boodschap aan iemand over het gedrag en/of de prestaties van diegene. Feedback geven komt voornamelijk voor in de werksfeer en is cruciaal voor het goed functioneren van teams en collega’s onderling. Soms is het nodig om iemand op dingen te wijzen die niet goed gaan, of juist erg goed lopen. Uiteindelijk wordt iedereen daar beter van, mits de feedback op een goede manier overgebracht wordt en de persoon aan wie het gericht is er ook daadwerkelijk iets mee kan.
Er zijn verschillende vormen van feedback. Voor het gemak zetten we ze hieronder even op een rij:
- Wat is positieve feedback: feedback geven hoeft zeker niet altijd corrigerend te zijn. Je kunt ook juist benadrukken wat iemand goed doet. Het verschil met een compliment (zoals je dat bijvoorbeeld in het dagelijks leven doet) is dat je bij positieve feedback duidelijk aangeeft wát diegene goed doet en waarom dat goed is. Zo kan die persoon zich bewust worden van zijn of haar positieve gedrag en dit in de toekomst voortzetten. Actueel onderzoek wijst steeds meer uit dat werknemers meer werkgeluk ervaren en beter presteren als ze veel positieve feedback krijgen.
- Wat is negatieve feedback: negatieve feedback geven gaat over iets dat niet goed gaat of iemand beter kan doen. Belangrijk hierbij is dat je duidelijk uitlegt wat er fout gaat en eventueel hoe diegene het anders kan doen.
- Wat is constructieve feedback: constructieve feedback geven gaat altijd over veranderbaar gedrag. Het heeft immers alleen zin om feedback te geven op gedrag dat iemand kan veranderen. Daarnaast geef je daarbij niet alleen aan wat goed of fout is, maar vooral wat diegene zou kunnen doen om het gedrag te veranderen. Dat maakt het constructief. Alleen horen dat je iets niet goed doet, is niet helpend.
- Wat is opbouwende feedback (kritiek): opbouwende feedback geven is het tegenovergestelde van afbrekende feedback. Het ‘op’ en ‘af’ kun je hier best letterlijk nemen. Bij de opbouwende feedback probeer je iemand namelijk omhoog te liften, in de zin dat je iemand beter probeert te maken. Afbrekende feedback gaat eigenlijk alleen om iemand omlaag halen door op een slechte manier te benadrukken dat iemand iets fout doet.
Dan nog even dit: wat is nou precies het verschil tussen feedback en kritiek? Dat is eigenlijk heel simpel. Feedback geven gaat altijd over veranderbaar gedrag. Het moet dus gaan om de gedragingen of prestaties van iemand, die hij/zij kan verbeteren. ‘Wat heb jij een vreemde stem’ is kritiek en geen feedback, omdat iemand zijn stem niet kan veranderen. ‘Zou je bij een volgende presentatie je stem iets minder kunnen verheffen?’ is wel feedback, omdat de betreffende persoon in staat is om hier verbeteringen in aan te brengen.
Waarom is feedback geven belangrijk?
In het hedendaagse bedrijfsleven is feedback geven onmisbaar, maar waarom is feedback geven nou zo goed om te doen? Het simpele antwoord is dat je je als medewerker altijd wilt blijven ontwikkelen. Als iedereen zou zwijgen als er iets niet goed gaat, of juist wel goed gaat, zou alles tot stilstand komen. We leren over het algemeen nou eenmaal het meest van de mensen om ons heen, omdat zij dingen zien die we zelf niet zien. Af en toe gecorrigeerd worden in je gedrag kan dus erg helpend zijn en ervoor zorgen dat je blijft groeien.
En vergeet niet dat vooral ook positieve feedback geven cruciaal is. Als je als medewerker nooit een complimentje krijgt of een dikke pluim, waar doe je het dan voor? Uiteindelijk werk je niet alleen voor een bedrijf of een baas, maar vooral voor mensen. Zonder iets terug te krijgen van die mensen wordt je werk kil en leeg. Interactie in de vorm van feedback motiveert en inspireert ons.
Feedback geven: hoe pak je het aan?
Oké, dan komen we nu bij het praktische gedeelte, want hoe geef je nou goede feedback? Goede feedback is helder, neutraal (zo neutraal als kan) en zonder beschuldigingen. Er zijn een aantal stappen die je hierbij kunnen helpen en die nodig zijn voor het geven van dit soort feedback. Hier komen ze:
Stap 1. Beschrijf veranderbaar gedrag
We hebben het hierboven al aangekaart, geef altijd feedback op iets dat iemand gedaan heeft, niet op hoe iemand is. Het eerste zet iemand aan tot gedragsverandering (in positieve zin), het ander kwetst de betreffende persoon waarschijnlijk alleen maar en levert niks op. ‘Stop eens met stotteren’ is niet constructief. ‘Kun je mij laten uitpraten als ik het woord heb bij een meeting?’ is wel constructief.
Stap 2. Beschrijf specifiek gedrag (vanuit je eigen ervaring)
Feedback geven is een kwestie van niet in algemene termen vervallen. Probeer zo concreet mogelijk te zijn en spreek altijd op grond van wat je zelf hebt ervaren (op basis van wat je zelf hebt gezien of gehoord). Probeer woorden als ‘altijd’, ‘nooit’ en ‘overal’ te mijden. Het gaat dan al snel richting de kwetsende kant en bovendien loop je het risico te verzanden in een zinloze discussie. ‘Ik moet altijd lang wachten op jouw input als we beginnen aan een belangrijk project’ is geen goede feedback.
Daarentegen is feedback geven op deze manier wel goed: ‘Ik vind het jammer dat ik voor project X nog geen input van je heb ontvangen, terwijl we een week onderweg zijn en jij mijn input al binnen hebt. Zou je het de volgende keer sneller naar mij kunnen sturen?’ Dit is specifieke feedback (je geeft aan om welk project het gaat) en bovendien concreet (je geeft aan dat je al een week wacht).
Stap 3. Beschrijf vanuit de ik-vorm
Feedback geven is altijd het beste vanuit jouw eigen ‘ik’ en zonder direct een ‘jij’ aan te spreken. ‘Ik kan me niet concentreren als je met je pen op de tafel tikt’ heeft een totaal ander effect dan ‘Jij tikt alsmaar met je pen op de tafel’. Vanuit de laatste vorm van feedback veroordeel je iemands gedrag en wijs je diegene aan als schuldige. Bij de andere vorm geef je aan dat je zelf iets niet prettig vindt en nodig je de ander uit hier begrip voor te hebben en eventueel zijn/haar gedrag aan te passen. De kans dat diegene ten positieve verandert is vele malen groter.
Stap 4. Beschrijf wat de gevolgen zijn van de ander zijn/haar gedrag op jou
Het is veel beter om je te focussen op wat bepaald gedrag met jou doet, dan dat je alle nadruk legt op de gedraging van de ander. Probeer je waar het kan kwetsbaar op te stellen en je gevoel te delen. Geef bijvoorbeeld aan dat je je zorgen maakt omdat er snel iets geleverd moet worden aan de klant, maar jij de input van je collega nog niet binnen hebt. Zonder daarin door te schieten uiteraard. Helemaal op werkvlak moet het niet té emotioneel worden en enigszins zakelijk blijven. Bovendien mag je soms best direct zijn om iemand duidelijk te maken waarom bepaald gedrag niet goed werkt.
Stap 5. Sta open voor de reactie van de ander
Feedback geven in de vorm van eindeloos praten zonder op te houden werkt averechts. Het is belangrijk dat je op een gegeven moment stopt met spreken en je gesprekspartner de kans geeft te reageren op je feedback. Zo voelt de ander zich serieus genomen en kan diegene zijn/haar kijk op de zaak geven. De bereidwilligheid om vervolgens zijn/haar gedrag aan te passen zal veel groter zijn.
Stap 6. Geef aan hoe jij het graag zou zien
Feedback geven zonder duidelijk te maken wat je anders zou willen zien, is geen feedback. Wees dus helder daarin: ‘Ik zou het fijn vinden als je binnen drie dagen nadat het project is begonnen je eerste input opstuurt, zodat ik op tijd alles kan verwerken en de eerste opzet aan de klant kan laten zien’.
Stap 7. Ga samen oorzaken en oplossingen na
Als je eenmaal hebt aangegeven wat je dwarszit en de ander erkent dit en is bereid zijn/haar gedrag te veranderen, neem dan vervolgens de tijd om na te gaan wat er precies fout is gegaan en wat er anders kan. Doe dit nooit op eigen houtje en door in te vullen voor de ander, maar betrek diegene er juist bij. Zo zal de betreffende persoon zelf ook sneller met goede voorstellen komen en gemotiveerd zijn ze na te komen. Kanttekening: het kan verstandig zijn niet gelijk op deze slotfase over te gaan, omdat de emoties wellicht nog te sterk zijn. Wacht bijvoorbeeld een dagje en begin er dan over.
360 graden feedback
We hebben het tot nu toe gehad over feedback geven van persoon tot persoon. Maar wat nou als er feedback gegeven wordt door meerdere personen over een ander? Dit is de zogeheten 360 graden feedback methode. In dat geval wordt een werknemer bijvoorbeeld beoordeeld door een manager, collega en misschien zelfs wel een klant.
Het grote voordeel van de 360 graden feedback is dat er een completer en objectiever beeld ontstaat. Meerdere personen zien nou eenmaal meer dan één persoon en kijken ook weer vanuit een andere invalshoek. Door de verschillende gegevens te analyseren en op elkaar af te stemmen is het mogelijk relatief betrouwbare feedback te geven waar een medewerker op verschillende fronten aan kan werken.
Tips en tops
Een andere goede manier van feedback geven is de tips en tops methode. Deze methode gaat uit van het eerst benadrukken van iets positiefs voordat de feedback zelf gegeven wordt. Het positieve stuk wordt een ‘top’ genoemd en het feedback stuk een ‘tip’.
Een voorbeeld: ‘De manier waarop jij je handen gebruikt tijdens een presentatie geeft extra kracht aan je verhaal. Je zou daarnaast nog wel meer oogcontact kunnen maken met de luisteraars.’ Deze vorm van feedback geven is effectief omdat als mensen merken dat je hun gedrag positief beoordeelt, ze sneller geneigd zijn eventuele verbeterpunten goed op te pakken.
Feedback geven: ga ervoor
Je hebt nu meerdere tips gelezen die je kunnen helpen bij het feedback geven. Het is vervolgens aan jou hoe je deze inzet in jouw werkpraktijk. Goede feedback is niet alleen gebaseerd op theorie, maar vergt vooral training. Dus verbaas je er niet over als het allemaal nog niet zo soepel gaat op de werkvloer. Houd onze informatie in je achterhoofd en probeer vervolgens vooral veel ervaringen mee te pakken. Je zult zien dat feedback geven en ontvangen je steeds makkelijker af zal gaan, en vooral hoe waardevol het kan zijn voor jou en je werkomgeving.
Wil je naast over feedback geven, ook lezen over feedback vragen? Bekijk dan ons artikel.