Een functioneringsgesprek, misschien lopen de rillingen over je lijf als je er alleen al aan denkt. Jammer eigenlijk, want een functioneringsgesprek is vooral gericht op jouw ontwikkeling als werknemer. En bovendien is dit hét moment om aan te geven dat er bepaalde dingen niet lekker lopen in de samenwerking tussen jou en je leidinggevende en/of collega’s. Of juist dat dingen wél heel goed gaan.
Niet iets om bang voor te zijn dus, wel iets om serieus te nemen, omdat het van invloed kan zijn op jouw toekomst bij het bedrijf waarvoor je werkt. Vandaar dat we in dit artikel eens goed stilstaan bij dit onderwerp en jou tips geven om een functioneringsgesprek tot een succes te maken. We leggen uit wat een functioneringsgesprek precies is, hoe jij je er het beste op kunt voorbereiden, en wat je tijdens het gesprek kunt verwachten. Alles om ervoor te zorgen dat je meer uit je volgende functioneringsgesprek haalt.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek, ook wel voortgangsgesprek, is een gesprek tussen jou en je leidinggevende waarin jouw functioneren centraal staat. Het gaat echter niet alleen om jouw functioneren, want het doel van een functioneringsgesprek is ook het verbeteren van de samenwerking met je leidinggevende (en collega’s). Dit alles om eventuele knelpunten te verhelpen en van beide kanten werkgerelateerde zaken te verbeteren als dat nodig is. Wanneer wordt een functioneringsgesprek gehouden? Meestal is dat één á twee keer per jaar.
Er is een duidelijk verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek (ook in de vorm van het eindejaarsgesprek). Een beoordelingsgesprek is namelijk eenrichtingsverkeer, omdat jouw leidinggevende in dat gesprek alleen jouw prestaties beoordeelt en hier eventuele consequenties aan koppelt. Er is geen ruimte voor jouw feedback richting je leidinggevende of over jullie samenwerking. Het is dus niet zozeer gericht op ontwikkeling (van jou als werknemer), zoals bij het functioneringsgesprek (in de nieuwe stijl), maar echt op het beoordelen van resultaten.
Is een functioneringsgesprek verplicht?
Nee, als werknemer kun je wettelijk gezien niet tot een functioneringsgesprek verplicht worden, tenzij dit in je cao is opgenomen. In dat geval is een werkgever verplicht minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek te voeren, en kun je het functioneringsgesprek als werknemer niet weigeren.
Functioneringsgesprek voorbereiden
Zoals voor bijna elk gesprek geldt: voorbereiding is de sleutel tot succes. Dat is ook zeker van toepassing op het functioneringsgesprek. Hoe ziet die voorbereiding eruit? Wij zetten het even voor je op een rij:
-
- Welke onderwerpen komen tijdens het functioneringsgesprek aan bod: het is altijd prettig om te weten wat je ongeveer kunt verwachten. En er zijn meerdere manieren om hierachter te komen. Je kunt natuurlijk recht op de man/vrouw afvragen welke onderwerpen je leidinggevende wil bespreken. Misschien heeft hij/zij wel een agenda opgesteld en wil hij/zij die met jou delen. Daarnaast worden er bij voortgangsgesprekken ook vaak standaard formats gehanteerd waar de voortgangsgesprek vragen die aan de orde komen op vermeld staan. Misschien staat dit format al in een bepaalde map, en zo niet, vraag er dan naar. Tijdens het functioneringsgesprek wordt jouw salaris (een eventuele loonsverhoging) overigens niet besproken. Dit onderwerp is weggelegd voor het beoordelingsgesprek.
-
- Wat wil jij bespreken tijdens het functioneringsgesprek: zoals al aangegeven, het functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer. Dus: wat mag er volgens jou niet ontbreken in het gesprek? Is de werkdruk de laatste maanden wel erg hoog? Of is jou beloofd dat je een bepaalde cursus mocht volgen, maar heb je daar nog niks over gehoord? Het zijn allemaal goede onderwerpen om te bespreken in het functioneringsgesprek, dus laat ze dan ook vooral niet liggen.
-
- Hoe kijk je zelf tegen jouw functioneren aan: neem voor het functioneringsgesprek even de tijd om te reflecteren op je eigen functioneren. Wat vind je dat er goed gaat? Wat gaat minder goed? Hoe komt dat? Hoe kun je dat veranderen? En wat heb je daarbij van je leidinggevende nodig? Elke manager waardeert een werknemer die eerlijk is naar zichzelf én naar de ander. Noem dus vooral die topprestaties die je geleverd hebt, maar vergeet ook niet dingen te benoemen waar je moeite mee hebt en tegenaan loopt. Jouw leidinggevende is er in dat geval om je hierbij te helpen.
-
- Hoe kijk je aan tegen de samenwerking met jouw leidinggevende: zijn er dingen die verbeterd kunnen worden tussen jou en je leidinggevende? Schrijf dit dan van tevoren op, zodat je tijdens het functioneringsgesprek goed weet wat je allemaal aan bod wilt laten komen. Loopt de communicatie vanuit jouw manager niet altijd even soepel? Of heb je behoefte aan meer verantwoordelijkheid, maar lijkt je leidinggevende dit soms van je af te houden? Goed om dit aan de orde te brengen. Bedenk wel: het functioneringsgesprek is niet bedoeld voor al je diepe frustraties. Wees eerlijk, maar probeer wel zakelijk te blijven. En kaart dingen natuurlijk ook gewoon gelijk aan tijdens je werk als ze je echt dwars zitten. Daar heb je op zich geen voortgangsgesprek voor nodig.
-
- Hoe is de samenwerking met collega’s: als je je functioneringsgesprek gaat voorbereiden is naast de samenwerking met jouw leidinggevende de samenwerking met collega’s van belang. Hoe lig je in jouw team? Gaat de communicatie onderling goed? En wordt het werk goed verdeeld? Het zijn allemaal dingen die je tijdens het voortgangsgesprek kunt bespreken.
-
- Hoe wil jij je verder ontwikkelen: een van de belangrijkste zaken bij het voorbereiden op het functioneringsgesprek als werknemer is het bepalen van jouw doelen. Wat zijn jouw doelen binnen je functie en binnen de organisatie? Maak dit zo concreet mogelijk en schrijf het op papier. Misschien wil jij meer verantwoordelijkheid, nieuwe taken oppakken of zelfs verder groeien binnen een andere afdeling van het bedrijf. Maak het kenbaar en bedenk daarbij natuurlijk altijd in hoeverre het past en bijdraagt aan de organisatie waarvoor je werkt.
-
- Bedenk wat voor afspraken je wilt maken: afspraken maken is een vast onderdeel van ieder functioneringsgesprek. Bij de voorbereiding moet je hier dus rekening mee houden. Wat is voor jou belangrijk om dit keer af te spreken met je leidinggevende? Wil je de targets opvoeren en zo voor nog betere resultaten gaan? Of is er een bepaalde training die je wilt volgen en wil je dat je manager dat mogelijk maak? Zet alles helder op papier, dan kun je tijdens het gesprek samen met je leidinggevende snel tot goede afspraken komen.
- Bekijk de verslaglegging van vorige functioneringsgesprekken: het laatste wat je niet moet vergeten als je jouw voortgangsgesprek gaat voorbereiden is het doornemen van de verslagen van eerdere functioneringsgesprekken. Op welk punt stond je toen, waar sta je nu? Wat waren toen de afspraken, en zijn die nagekomen? Trek je conclusies en wees hier eerlijk over tijdens het gesprek, of het nou super positief of iets minder is. Door hier tijdens het gesprek goed naar te kijken met je leidinggevende kun je je weer verder ontwikkelen.
Het gesprek zelf
Is het moment eenmaal daar dat je het functioneringsgesprek gaat voeren met je leidinggevende? Dan is er geen reden om je druk te maken, want door de bovenstaande voorbereiding weet je wat je kunt verwachten. In het functioneringsgesprek zullen vanuit jouw leidinggevende vragen aan de orde komen die overeenstemmen met de vragen die je jezelf hebt gesteld tijdens de voorbereiding.
Het belangrijkste is dus om rustig te blijven en jezelf te zijn. Nogmaals: het is geen beoordelingsgesprek, het functioneringsgesprek is juist gericht op jouw ontwikkeling. Voel je dus vrij om aan te geven wat je aan wilt geven en je leidinggevende hierbij te betrekken. Bedenk wel dat ondanks dat het doel van het gesprek jouw ontwikkeling is, dit niet betekent dat jij als enige het woord moet gaan nemen. Laat je leidinggevende zeggen wat hij/zij wil zeggen en luister goed. Alleen samen kunnen jullie tot verdere groei komen.