Communicatieve vaardigheden, wat zou je zonder ze moeten? Helemaal in de snelle wereld van tegenwoordig is helder communiceren erg belangrijk. Niet alleen in relaties en je privé omgeving, maar vooral ook op het gebied van werk. Als je er op zou gaan letten kom je er snel achter dat een groot deel van werken communicatie is. En dat geldt echt niet alleen voor mensen die een communicatiefunctie hebben. Op allerlei momenten gedurende werk komen communicatieve vaardigheden heel goed van pas.
Op Jobbird willen we om die reden graag aandacht besteden aan dit thema en jou helpen je communicatieve vaardigheden te verbeteren. Dit doen we door je eerst te vertellen wat communicatie vaardigheden precies zijn en welke competenties daarbij horen, en je vervolgens tips en voorbeelden te geven die ervoor zorgen dat je jouw communicatie skills verder kunt ontwikkelen.
Wat zijn communicatieve vaardigheden?
Zoals de term eigenlijk al letterlijk aangeeft, gaat het bij communicatieve vaardigheden om specifieke vaardigheden die je inzet als je communiceert met anderen. In eerste instantie gaat het hierbij natuurlijk om verbale communicatie en dus verbale vaardigheden, maar het reikt veel verder dan dat alleen. Het omvat namelijk ook non-verbale communicatie vaardigheden, zoals lichaamstaal. Bovendien spelen factoren als persoonlijke uitstraling bij communicatieve vaardigheden een grote rol.
Voorbeelden van communicatieve vaardigheden
Een aantal voorbeelden van bekende communicatieve vaardigheden:
- schriftelijk communiceren;
- verbaal communiceren;
- non-verbaal communiceren;
- actief luisteren;
- assertiviteit;
- inlevingsvermogen;
- feedback geven en ontvangen.
Goed kunnen luisteren, je kunnen inleven in een ander en assertief zijn, worden ook wel gezien als belangrijke competenties.
Communicatieve vaardigheden verbeteren? Hier onze tips
Omdat goede communicatie vaardigheden bepalend kunnen zijn voor jouw carrière, willen we je op dit gebied écht verder helpen. Niet alleen met informatie, maar vooral met praktische tips. We bespreken hierbij de zeven genoemde communicatieve vaardigheden en geven je voorbeelden. Lees dus vooral verder.
Tip 1: Schriftelijk communiceren: waar moet je op letten?
Een groot deel van onze communicatie vaardigheden uiten we schriftelijk. Als je er op zou letten, schrik je er waarschijnlijk van hoeveel van jouw communicatie schriftelijk is. Van appjes en mails tot brieven en verslagen, veel van onze interactie vindt ‘op papier’ plaats. Geen slecht idee dus om aandacht te besteden aan je schriftelijke communicatieve vaardigheden. Maar hoe doe je dat? Bewust zijn is een eerste goede stap. Probeer eens stil te staan bij de momenten waarop je schriftelijk communiceert en bedenk je daarbij steeds: wat is de boodschap die ik over wil brengen?
Weet je wat je wilt communiceren, zorg dan dat je dit helder formuleert. Formuleringen kunnen jouw boodschap maken of kraken. Maar laten we eerlijk zijn: de een is schriftelijk nou eenmaal sterker dan de ander. Toch kan training een hoop doen. Vraag eens feedback van een van je collega’s en vraag hem/haar om eerlijk aan te geven of je boodschap te begrijpen is en overkomt. Op deze manier worden je schriftelijke communicatieve vaardigheden vanzelf beter. Heb je meer hulp nodig? Een gerichte schrijfcursus is altijd een goede optie (en misschien wil je baas hier nog aan bijdragen ook).
Tip 2: Helder verbaal communiceren
Verbale communicatie is waarschijnlijk de communicatievorm die ook jij het meest gebruikt. Heldere taal is cruciaal voor het onderhouden van relaties en onmisbaar op de werkvloer. Goed dus om ook hier altijd de nodige aandacht aan te besteden.
Bij verbale communicatieve vaardigheden is het belangrijk om niet om dingen heen te draaien en helder te zijn. Als je collega’s moeten gissen wat je precies bedoelt, gaat er iets fout. Probeer daarnaast vooral aan het woord te zijn als je ook echt iets zinnigs te melden hebt (tenzij je gezellig aan het lunchen bent natuurlijk). Bedenk voordat je spreekt wat je wilt overbrengen en hoe je dit wilt doen, en wees vervolgens bondig. Dat betekent: houd irrelevante communicatie tot het minimum, dat komt jouw verbale communicatieve vaardigheden alleen maar ten goede.
Tip 3: Non-verbaal communiceren is een skill
Als je met iemand spreekt zijn non-verbale communicatie vaardigheden cruciaal. Misschien zelfs nog wel belangrijker dan je verbale communicatie skills. Maar wat is het precies, non-verbale communicatie? Non-verbale communicatie is elke vorm van communicatie die niet bestaat uit de inhoudelijke boodschap zelf. Het gaat hierbij dus niet om wát je zegt, maar hoe je het zegt. Een groot deel hiervan is het vocale aspect (zoals je stemgeluid) en het fysieke aspect (zoals je houding, gebaren en gezichtsuitdrukking).
Hoe kun je deze non-verbale communicatieve vaardigheden verbeteren? Een open fysieke houding is het halve werk. Dit maakt je benaderbaar en geeft je een sympathieke uitstraling. Voordat het gesprek überhaupt is begonnen, voelt de ander zich al op zijn/haar gemak. Daarnaast is het belangrijk om oogcontact te maken. Hierdoor heeft de ander het gevoel dat je aandachtig luistert en niet afgeleid bent. Tenslotte is het goed om met een vriendelijke toon te spreken. Dat creëert een bepaalde ontspanning tijdens het gesprek.
Tip: let eens op je ademhaling en probeer rustig en diep te ademen. Je zult zien dat dit direct z’n weerslag heeft op jouw stemgeluid en je non-verbale communicatieve vaardigheden een boost geeft.
Tip 4: Luisteren gaat niet vanzelf
Communicatie vaardigheden gaan niet alleen over wat je doet richting een ander, maar ook over hoe je omgaat met wat een ander doet richting jou. Luisteren is daarbij minstens zo belangrijk als spreken. Of eigenlijk moeten we het actief luisteren noemen, want een goede luisteraar moet er echt voor werken. Aanhoren is bij deze communicatieve vaardigheid dus niet genoeg. Als je actief luistert heb je écht aandacht voor de ander en zijn/haar verhaal. Bovendien betekent dit dat je ook daadwerkelijk iets doet met wat gezegd wordt. Dus niet ene oor in, andere oor uit. Nee, je gaat aan de slag met het advies, idee of perspectief dat je geboden wordt.
Hoe gaat het in z’n werk, actief luisteren? Het belangrijkste is dat je je aandacht richt op je gesprekspartner. Dus kijk hem/haar aan, wees niet bezig met wat je zelf allemaal wilt zeggen en laat je niet afleiden door dingen om je heen. Daarnaast is het bij deze communicatieve vaardigheid goed om vragen te stellen. Uiteraard moeten dit vragen zijn die ingaan op wat je gesprekspartner je vertelt en vragen die ervoor zorgen dat je na het gesprek alles goed begrijpt. Ten slotte is het altijd goed om samen te vatten wat je gesprekspartner je verteld heeft. Hierdoor krijgt je gesprekspartner nog meer het gevoel dat hij/zij serieus genomen wordt en kunnen jullie beiden checken of jullie op één lijn zitten.
Tip 5: Assertief zijn maakt het verschil
Op de werkvloer heeft iedereen zijn/haar eigen belangen en meningen. Als je wilt dat mensen niet over je heen lopen, is assertiviteit een van de belangrijkste communicatieve vaardigheden. Als je assertief bent uit je namelijk je eigen gevoelens, gedachten en mening op een directe wijze en kom je op voor je eigen belangen. Overigens zonder je daarbij respectloos tegenover de ander te gedragen.
Ook hier (of misschien wel juist hier) geldt: de een gaat het makkelijker af dan de ander. Sommige mensen hebben hun woordje altijd klaar en anderen blijven liever op de achtergrond. Kun je deze communicatie vaardigheid trainen? Zeker. Begin eens met het bewust worden van je gevoelens en gedachten op bepaalde momenten. En bedenk je vervolgens: wil ik hier iets mee? Als het antwoord ‘ja’ is, maar je toch geneigd bent om er niks mee te doen, is het goed om jezelf hier uit te dagen. Je hoeft uiteraard niet alles er gelijk uit te gooien, maar even kort aangeven hoe jij het ziet doet al een hoop. Hoe meer kleine stapjes je neemt, hoe beter je assertiviteit als communicatieve vaardigheid onder de knie krijgt.
Tip 6: Kun jij je goed inleven in de ander?
Het is misschien een open deur, maar zonder inlevingsvermogen is communicatie niet mogelijk. Communicatie is een vorm van interactie; er zijn dus altijd twee partijen bij betrokken. Als de gevoelens en belevingswereld van de ander je koud laten, zullen jouw communicatie skills altijd beperkt blijven.
Probeer je bij deze communicatie vaardigheid dus altijd bezig te houden met vragen als: wat doet dit met de ander? Hoe voelt hij/zij zich hierbij? Wat betekent dit voor diegene? Dit doe je niet alleen voor die persoon, maar ook voor jezelf. Zonder een beeld te hebben van waar een ander staat, kun je zelf nooit effectief communiceren en zal het resultaat van je communicatie minimaal zijn. Communicatie is alleen effectief als beide partijen erin betrokken worden en dus kun je niet om de ander heen. Ga de bovenstaande vragen af en toe na in je hoofd tijdens een gesprek, dan zul je merken dat je communicatie beter aanslaat. Deze communicatieve vaardigheid kun je dus maar beter niet onderschatten.
Tip 7: Feedback geven en ontvangen
De laatste communicatieve vaardigheid die we bespreken is feedback geven en ontvangen. Deze vaardigheid kom je tijdens werk overal tegen. Misschien kun je de term inmiddels niet meer horen. Toch is het niet voor niks dat onze moderne vorm van werken gedragen wordt door feedback. Het is namelijk dé manier om je te uiten tegenover collega’s en te oordelen over hun werk op een professionele manier. Deze oordelen zijn onmisbaar, willen jij, je collega’s en de organisatie waarvoor je werkt groeien.
Wil je weten hoe je feedback effectief kunt inzetten en hoe je er zelf het beste mee om kunt gaan? Lees dan onze uitgebreide artikelen over feedback geven en feedback vragen/ontvangen.