Heb jij een kantoorbaan? Grote kans dat je de afgelopen tijd dan meer dan ooit vanuit huis hebt gewerkt. En dat je je daarom afvraagt hoe het zit met de thuiswerkvergoeding. Hoewel sommige werknemers inmiddels weer (deels) naar kantoor gaan, blijkt uit onderzoek van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat dat thuiswerken een blijvertje is.
Dat heeft zo z’n voordelen, maar thuiswerken brengt ook de nodige kosten met zich mee. Wie betaalt die ergonomisch ingerichte werkplek bijvoorbeeld? En zou het niet logischer zijn om een vergoeding te krijgen voor de koffie en thee die je tijdens een werkdag thuis drinkt dan voor de kilometers die je nu toch niet maakt? Begrijpelijk dat steeds meer bedrijven een thuiswerkvergoeding geven. Maar is zo’n vergoeding (al) verplicht? En komt deze nieuwe vergoeding dan in de plaats van de reiskostenvergoeding? In deze blog praten we je bij over de laatste ontwikkelingen omtrent de vergoeding voor thuiswerken.
Ben jij fan van thuiswerken? Er is steeds meer werk te vinden dat je (deels) vanuit huis kunt doen.
Bekijk alle thuiswerk vacatures
Vergoeding voor thuiswerken steeds gebruikelijker
Het gebeurt misschien ongemerkt, maar je maakt extra kosten door thuiswerken. Denk aan het hogere elektriciteits-, water- en gasverbruik omdat je vaker thuis bent, de kopjes koffie en thee die je de hele dag door drinkt en het extra wc-papier dat je gebruikt. De kosten? Ongeveer € 2,- per dag volgens het Nibud. Een thuiswerkvergoeding rond dit bedrag is daarom redelijk. Steeds meer werkgevers vergoeden deze kosten al, vooral in de publieke sector en bij grote organisaties met minstens 5.000 werknemers. Zo is er een thuiswerkvergoeding voor ambtenaren bij de overheid van € 363,- per half jaar. Je werkgever is vrij om zelf te bepalen of werknemers zo’n vergoeding krijgen en hoe hoog die dan is, want de thuiswerkvergoeding is (nog) niet verplicht.
Welke kosten vallen onder een thuiswerkvergoeding?
Als je een onkostenvergoeding voor thuiswerk krijgt, ben je vrij om deze te besteden zoals je wilt. Het bedrag gaat waarschijnlijk onopgemerkt op aan zaken zoals water, licht en elektriciteit, wc-papier, koffie en thee, koekjes en fruit. Je hoeft niet voor elke rol wc-papier of kop koffie een bonnetje in te leveren, want dat zou voor onnodig veel administratieve rompslomp zorgen.
Thuiswerkplek vergoeding
Het is goed om te weten dat de vergoeding voor thuiswerken in principe niet bedoeld is voor de inrichting van je werkplek. Er is voor je thuiswerkplek een andere vergoeding, namelijk het thuiswerkbudget. Je werkgever is niet verplicht om je een financiële vergoeding voor je werkplek te geven, maar is er wel verantwoordelijk voor dat je op een gezonde en veilige manier kunt werken. Veel werkgevers zorgen hiervoor in de vorm van arbovoorzieningen voor thuiswerken, zoals een bureau of bureaustoel. Ook als je een laptop, beeldscherm, telefoon of misschien zelfs een printer nodig hebt, kun je vaak bij je werkgever aankloppen. Deze voorzieningen horen bij het thuiswerkbudget en staan los van de thuiswerkvergoeding.
Thuiswerkvergoeding en de Belastingdienst
Het zou zomaar kunnen dat steeds meer bedrijven de komende tijd een thuiswerkvergoeding gaan geven nu veel werknemers thuis of hybride werken. Om werkgevers te stimuleren om deze vergoeding te geven, zijn de fiscale regels rondom de thuiswerkvergoeding in 2022 veranderd. Het kabinet heeft namelijk per 1 januari 2022 een onbelaste vergoeding voor thuiswerken van maximaal € 2,- per dag geïntroduceerd. Dankzij deze regeling hoeven werkgevers tot dit bedrag geen loonheffing te betalen over de vergoeding. Werkgevers mogen ook een hogere vergoeding geven, maar betalen dan wel loonheffing over het deel boven de € 2,-.
Thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding?
De vergoeding voor thuiswerken is duidelijk in opmars, zeker nu de fiscale regels aantrekkelijker zijn geworden. Dat betekent overigens niet standaard dat jij er ook een krijgt, want de thuiswerkvergoeding is niet verplicht. Maar stel dat jij er wél een krijgt, hoe werkt deze vergoeding dan in de praktijk, bijvoorbeeld als je hybride werkt?
Situatie 1: je werkt op kantoor
Werken jij en je collega’s (weer) volledig op kantoor? Dan heb je natuurlijk niks met een thuiswerkvergoeding te maken, maar krijg je mogelijk een reiskostenvergoeding. De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer blijft namelijk gewoon bestaan. Afhankelijk van de afspraken met je werkgever kun je een vaste reiskostenvergoeding ontvangen of moet je zelf je ritten declareren.
Situatie 2: thuiswerken is de norm
Sommige bedrijven hebben al aangegeven op de lange termijn (grotendeels) thuis te blijven werken. Het zijn meestal precies deze bedrijven die nu al een thuiswerkvergoeding aan werknemers geven. Maar deze vergoeding is dus niet verplicht, tenzij er afspraken over zijn gemaakt in je cao. Dit is al het geval bij de cao’s callcenter, waterschappen en rijksambtenaren, en gezien de huidige trend zullen er meer volgen.
Rekenvoorbeeld thuiswerkvergoeding
Als je (bijna) volledig vanuit huis werkt en je werkgever wil je hier een vergoeding voor geven, is dit een vaste thuiswerkvergoeding. Benieuwd hoe hoog deze vergoeding maandelijks is? Dat bereken je als volgt:
- Neem het aantal werkdagen per jaar dat je thuiswerkt. De regeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor fulltime werknemers.
- Vermenigvuldig dit aantal met jouw thuiswerkvergoeding per dag. Deze bedraagt meestal € 2,-, maar kan hoger of lager zijn.
- Deel dit bedrag door twaalf en je weet hoe hoog jouw thuiswerkvergoeding per maand is.
Voor een fulltime medewerker die volledig thuiswerkt en een vergoeding van € 2,- per dag krijgt, is de berekening als volgt:
(214 dagen x € 2,-)/12 = € 35,67 per maand
Thuiswerken heeft voordelen en is financieel dus steeds beter geregeld, maar kan ook lastig zijn. Herkenbaar? Lees dan ook onze tips voor thuiswerken.
Situatie 3: je werkt deels thuis, deels op kantoor
Veel werkgevers en werknemers zien wel wat in deels thuiswerken en deels op kantoor. Maar hoe zit het met de vergoeding bij hybride werken?
Thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding
Het is belangrijk om te weten dat werkgevers per werkdag óf een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding kunnen geven. Beide is dus niet mogelijk. Als je hybride werkt, kun je met je werkgever vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop je thuiswerkt. Op deze manier kun je een vaste vergoeding krijgen en hoef je niet per dag bij te houden of je recht hebt op de thuiswerkvergoeding of de reiskostenvergoeding. Het is geen probleem als je incidenteel een keer op kantoor werkt op een thuiswerkdag, of andersom. Ga je structureel meer thuis of op kantoor werken? Zorg dan dat de vergoeding wordt aangepast.
Ook als je op één dag zowel thuis als op kantoor werkt, kun je slechts één van beide vergoedingen ontvangen. Je werkgever bepaalt welke dat is of laat de keuze hierin aan jou.
Rekenvoorbeeld
Het berekenen van jouw thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding doe je als volgt:
- Neem het aantal werkdagen per jaar dat je thuis en op kantoor werkt. De regeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor fulltime werknemers.
Stel dat je vier dagen per week werkt, waarvan twee thuis en twee op kantoor. Je ontvangt beide vergoedingen dan voor 2/5 van 214 dagen. Dat zijn 86 dagen.
- Vermenigvuldig de aantallen met de vergoedingen die je per dag krijgt. De thuiswerkvergoeding bedraagt meestal € 2,-, maar kan hoger of lager zijn. De reiskostenvergoeding bedraagt meestal € 0,19 per kilometer.
86 thuiswerkdagen x € 2,- = een vergoeding voor thuiswerken van € 172,- per jaar.
Bij een enkele reisafstand van 20 kilometer bedraagt de reiskostenvergoeding per jaar: 86 werkdagen op kantoor x (40 km x € 0,19) = € 653,60.
- Deel dit bedrag door twaalf en je weet hoe hoog de vergoeding per maand is.
€ 172,-/12 = een thuiswerkvergoeding van € 14,33 per maand.
€ 653,60/12 = een reiskostenvergoeding van € 54,47 per maand.
Heeft de thuiswerkvergoeding toekomst?
Onze verwachting: ja, de vergoeding voor thuiswerken heeft toekomst. Veel werkgevers en werknemers zijn van plan om ook op de lange termijn (deels) thuis te blijven werken, waardoor het makkelijker en aannemelijker wordt om een vergoeding te geven. Het lijkt erop dat het kabinet er net zo over denkt, want sinds 1 januari 2022 is het mogelijk voor werkgevers om werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,- per dag te geven. In de meeste branches is de vergoeding voor thuiswerken echter niet verplicht, en we verwachten niet dat dat snel gaat veranderen. Andere vergoedingen, zoals de reiskostenvergoeding, zijn immers ook niet verplicht. Toch geven de meeste werkgevers deze vergoeding wel, waardoor het zomaar zou kunnen dat het slechts een kwestie van tijd is voordat ook de thuiswerkvergoeding een vanzelfsprekende secundaire arbeidsvoorwaarde is.
En de reiskostenvergoeding dan? Die heeft weinig te vrezen. De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van maximaal € 0,19 per kilometer blijft gewoon bestaan. Beide vergoedingen kunnen zelfs gecombineerd worden (maar niet op één werkdag), wat helemaal past bij het hybride werken waar we voorlopig nog geen genoeg van lijken te hebben.