Moeite met plannen? Veel mensen herkennen dit. Nog even snel iets afmaken, terwijl je werkdag er al bijna op zit. Die afspraak die uitloopt, waardoor je later op je volgende afspraak komt. Moeite hebben met deadlines en vaak stress ervaren. Niet goed kunnen plannen en organiseren kan voor veel problemen zorgen. Herken jij jezelf hierin? En zou je graag wat meer rust in je hoofd willen creëren? Lees dan gauw door, want in deze blog geven we jou tips om beter te leren plannen en organiseren.
Welke manieren van plannen zijn er?
Plannen en organiseren zijn competenties die grotendeels al in je zitten. Toch kun je dit ook gemakkelijk aanleren. Zo kun je leren om beter je werk te structureren, door bijvoorbeeld te plannen met behulp van een agenda. Time management is ook een goede methode om je dag zo efficiënt mogelijk in te delen en een geschikte manier om je te kunnen focussen op je belangrijkste taken. Als je zoveel te doen hebt dat je elke keer maar aan een klein deel toekomt, zorg je er met time management voor dat die belangrijkste taken wél afkomen. Er zijn verschillende manieren van plannen en jij moet zelf ontdekken welke manier je prettig vindt werken om jouw werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Onderstaande tips voor plannen en organiseren kunnen jou daar een handje bij helpen.
1. Lijstjes maken
De eerste stap van goed plannen is het leegmaken van je hoofd. Schrijf alle afspraken, deadlines en andere to-do’s op, zodat je meer overzicht hebt. Dit zorgt er ook voor dat je afspraken niet vergeet. Zodra je duidelijk hebt wat je allemaal moet doen, kun je keuzes maken en prioriteiten stellen. Vink vervolgens af welke taken afgerond zijn.
2. Houd voldoende ruimte over
Rust en ruimte creëren doe je voor een groot gedeelte zelf. Je kunt je agenda zo vol plannen dat er geen speling meer is, want “het past toch, nietwaar?’’ Maar zodra er tussendoor andere taken op je pad komen, en je hier geen rekening mee hebt gehouden, loopt je planning direct in de soep. Zorg er dus voor dat je genoeg ruimte vrijhoudt voor ad-hoc taken, opdrachten die uitlopen en eigen rustmomentjes.
3. Grote opdrachten opsplitsen in kleinere taken
Barst jouw agenda, omdat je al je tijd alleen al aan één opdracht moet besteden? Je merkt dan waarschijnlijk dat je al best wat werk hebt gedaan en toch nog niks kunt afvinken. Plannen bestaat voor een groot deel uit rust en ruimte creëren. Deel je opdrachten in kleinere taken op, zodat je vaker dingen kunt afvinken. Dit geeft jou niet alleen het gevoel dat je meer gedaan hebt, het creëert ook rust in je agenda wat jou uiteindelijk meer motivatie geeft om aan de slag te gaan.
4. Vind jouw eigen ritme
Iedereen werkt anders. De een kan het beste een hele dag keihard doorwerken tot iets af is en de ander werkt juist weer beter door na een paar uur werken over te gaan naar een andere taak voor een frisse blik. De een werkt goed met strakke deadlines en de ander vindt het juist prettig om het werk zelf in te delen. Geen enkele manier van plannen is de ‘beste’ manier. Wat voor jou het beste werkt, werkt. Zorg er daarom voor dat je jouw werk inplant op de manier die het beste bij jou past. Ben je bijvoorbeeld in de ochtend het productiefst? Benut deze tijd dan, door de moeilijkere taken op dat moment in te plannen. En vice versa natuurlijk.
5. Afleiding elimineren
Telefoon? Tv? Sociale media? Een goed boek? We kunnen nog wel even doorgaan, maar je weet waar we naartoe willen. Veel van deze dingen kunnen voor afleiding zorgen tijdens werk. Deze kun je simpelweg wegleggen of uitschakelen. Maar ook minder voor de hand liggende zaken kunnen jouw concentratie op werk beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan een belangrijke mail die binnenkomt, waarin een link staat voor een interessant artikel. Vervolgens zie je daar nog een ander interessant artikel dat je ook écht even moet lezen. Voor je het weet ben je alweer een uur van je kostbare tijd verder. Zonder dat je er erg in hebt. Achterhaal dus wat voor afleiding zorgt, zodat je hier rekening mee kunt houden tijdens het plannen en dit uiteindelijk kunt uitschakelen.
6. Durf vaker ‘nee’ te zeggen
Een collega die om hulp vraagt, de manager die je vraagt om een extra taak te doen of toch echt iets te lang blijven doorkletsen in de koffiehoek. Veel mensen vinden het lastig om nee te zeggen en aan hun eigen prioriteiten vast te houden. Zodra je vaker nee zegt op extra taken, kun jij je meer focussen op het werk dat je zelf af moet hebben, wat weer zorgt voor een minder volle agenda. Tijdens het plannen houd je voornamelijk rekening met je eigen taken en als je zoveel extra’s doet, trek je te veel werk naar je toe. Met als gevolg: verlies van overzicht en vermindering van kwaliteit. Ook neemt het stress weg als je niet constant het gevoel hebt dat mensen iets van je verwachten. Dus durf keuzes te maken en ‘nee’ te zeggen.
7. Werk zo efficiënt mogelijk
Om tijd te besparen, is efficiënt werken the key. Probeer ‘onnodige’ taken te vermijden. Ben je vaak met dezelfde taken of handelingen bezig? Hier kun je tijd mee te besparen door bijvoorbeeld een sjabloon of template te maken. Op deze manier hoef je maar een aantal kleine dingen aan te passen en hoef je niet weer helemaal opnieuw te beginnen. Of werk per taak in plaats van per document. Voorbeeld: moet je bij verschillende documenten een berekening maken? Doe ze dan tegelijk of achter elkaar. Je zit op dat moment al in de flow, waardoor je sneller werkt dan wanneer je er bijvoorbeeld een dag tussen zit. Plannen wordt op deze manier ook een stuk makkelijker.
Niet kunnen plannen is vervelend, maar maak je geen zorgen, het komt bij heel veel mensen voor. Hopelijk helpen deze tips voor plannen jou een stap vooruit! Meer tips en tricks over werken en studeren? Lees onze andere blogs eens door. Maar dan niet onder werktijd natuurlijk.