De laatste jaren is online vergaderen steeds meer het nieuwe normaal geworden. Daarom wil jij natuurlijk ook een pro hierin worden. Want online vergaderen blijft toch net wat anders dan traditioneel vergaderen. Je zit niet meer met elkaar in één ruimte. Soms werkt de ene helft op kantoor en werkt de andere helft thuis. Dan is online vergaderen de perfecte oplossing. Ook wanneer je moet vergaderen met externe mensen; tegenwoordig hoef je niet urenlang te reizen om een vergadering te houden.
Een online vergadering zal altijd anders voelen dan de traditionele vergadering. Desondanks blijft het ontzettend belangrijk om jouw online meeting skills te versterken, want online vergaderen wordt uiteindelijk de norm. Daarom lees je in deze blog alles over online vergaderingen, zodat die een tweede natuur voor je worden.
Bekijk alle thuiswerk vacatures
Digitaal vergaderen: hoe doe je dat?
Allereerst wil je natuurlijk weten hoe een online vergadering werkt en wat je nodig hebt om het online vergaderen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Er zijn meerdere situaties waarbij online vergaderen de perfecte oplossing is. Denk bijvoorbeeld aan thuiswerken, maar ook aan vergaderingen met mensen op andere locaties. Zo is afstand tegenwoordig geen probleem; je plant gemakkelijk een vergadering met iemand in een ander land. Het enige waar je dan rekening mee moet houden is het tijdsverschil.
Benodigde materialen voor online vergadering
Wat heb je precies nodig om online te vergaderen? Het belangrijkste is dat je een laptop hebt met een webcam, want een videovergadering kun je natuurlijk niet houden zonder camera. Als iedereen namelijk zonder camera deelneemt aan de vergadering, wordt het wel heel onpersoonlijk.
Daarnaast heb je een goede internetverbinding nodig. Een slechte internetverbinding zorgt voor een slechte online vergadering. Het beeld en geluid zal continu gaan haperen, waardoor er ruis ontstaat. Daarnaast is het handig om een koptelefoon te gebruiken, dit zorgt voor het beste geluid en je stoort er anderen ook niet mee. De microfoon van een koptelefoon is daarnaast vaak beter dan die van de laptop zelf.
Duur
Net als bij vergaderingen op locatie, is er ook een ideale tijdsduur voor online vergaderingen. De aandachtsspanne van jou en je medevergaderaars is bij een online meeting vaak nog iets korter dan bij een fysieke vergadering. Probeer het online vergaderen daarom tussen 30 en 60 minuten te houden. Moet het langer? Las dan een pauze in of splits het op in twee online vergaderingen op verschillende dagen.
Privacy
Waar je ook rekening mee moet houden bij online vergaderen is privacy. Niet alleen is het belangrijk dat je betrouwbare software gebruikt, maar ook dat je rekening houdt met andere privacy gerelateerde kwesties. Zo kan de vergadering opgenomen worden. Bij sommige software krijg je een melding zodra iemand de meeting opneemt, maar bij andere niet. Ook kan het zijn dat je thuiswerkt, dan is het handig om bijvoorbeeld je achtergrond te vervagen en goed op te letten dat je microfoon uitstaat.
Professionaliteit
Het is vaak zo dat je vanuit huis online gaat vergaderen. Dat betekent echter niet dat je in je pyjama kunt vergaderen. Houd de huisregels van jouw werkgever ook thuis aan bij het online vergaderen. Zorg ervoor dat je een neutrale achtergrond hebt of vervaag je achtergrond. Je wilt namelijk niet dat mensen afgeleid worden door jouw achtergrond tijdens een online meeting.
Ga achter je bureau of tafel zitten met een frisse uitstraling. Een werkvergadering blijft namelijk werk, of je dat nou vanuit huis doet of op kantoor. Ben je op kantoor met een aantal mensen? Dan is het netjes om geen privégesprekken te houden met de microfoon uit. Dat zou niet fijn zijn voor de mensen die online deelnemen aan de vergadering.
Tips voor online vergaderen
Je weet nu hoe online vergaderen werkt en waar je rekening mee moet houden. Jobbird geeft je nog een aantal tips die ervoor zorgen dat online vergaderen voor jou een makkie wordt.
Praktische tips voor online vergaderen
- Wees op tijd. Deel altijd een paar minuten van tevoren al mee aan de meeting, zo weet je zeker dat de meeting op tijd kan starten.
- Niet aan het woord? Mute. Zet je microfoon uit wanneer je niet aan het woord bent. Alleen als je met een groep van minder dan vijf personen vergadert, kun je jouw microfoon wel aan laten.
- Goede belichting. Je wilt natuurlijk niet dat alleen de helft van je gezicht te zien is, dus zorg dat je altijd goed belicht bent. Het handigst is om met je gezicht naar het raam te zitten.
- Houd de groep klein. Nodig alleen mensen uit die echt bij de vergadering moeten zijn. Probeer de groep zo klein mogelijk te houden bij een online vergadering. Ervaring leert: hoe meer deelnemers, hoe minder interactie.
- Zet notificaties uit. Laat je niet afleiden door eindeloze notificaties. Die zorgen ervoor dat jouw aandacht niet volledig gericht is op het online vergaderen.
- Opgestoken hand functie. Wil je iets delen? Maak dan gebruik van de ‘opgestoken hand’ functie. Zo onderbreek je anderen niet zomaar en wordt het niet zo chaotisch.
- Opnamefunctie. Neem belangrijke online vergaderingen op. Zo hoef je niet te vertrouwen op notulen. Laat wel altijd aan alle deelnemers weten dat je de vergadering opneemt.
Tips voor de structuur van een online vergadering
- Goede voorbereiding is het halve werk. Lekker cliché, maar dit is altijd de sleutel tot succes.
- Helder doel. Geef voorafgaand duidelijk aan wat het doel en de agenda van de vergadering is. Wijk hier zo min mogelijk van af, zo blijft het een efficiënte vergadering.
- Rolverdeling. Bij online vergaderen is het handig om een rolverdeling te hebben. Wie leidt de vergadering en wie notuleert? Zo kom je niet in een situatie waarbij iedereen afwachtend is.
- Interactie. Zorg voor interactie, hier moet je actief aan werken bij het online vergaderen. Op deze manier wordt de vergadering niet langdradig en doet iedereen mee. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van break-out ruimtes.
- Vermijd multitasken. Het is heel verleidelijk om toch snel dat ene mailtje te beantwoorden, maar doe dit niet. Tijdens een traditionele vergadering ga je ook geen andere dingen doen.
- Samenvatten. Vat de vergadering ten slotte samen en vraag of alles helder voor iedereen is. Zo weet je zeker dat het doel van de vergadering bereikt is, want bij online vergaderen kan weleens ruis ontstaan.
Online vergaderen: welk programma?
Het aanbod aan online meeting tools is groot en wordt steeds groter. Je wilt natuurlijk de beste software, die past bij jouw wensen. Waar moet je naar kijken bij het kiezen voor een programma om online te vergaderen? Er zijn heel wat online vergaderprogramma’s, maar welke is de juiste voor jou? Zo kun je online vergaderen met Teams en Zoom. Hieronder zie je in een overzichtelijke tabel precies wat de vier populairste software voor online vergaderen bieden.
| Teams | Zoom | Google Meet | Webex | |
| Max deelnemers | 100 tot 300 | 100 tot 1.000 | 100 tot 500 | 100 tot 200 |
| Tijdslimiet groep | 60 min tot 30 uur | 40 min tot 30 uur | 60 min tot 24 uur | 50 min tot 24 uur |
| Tijdslimiet 1:1 | 24 uur | 24 uur | 24 uur | 50 min tot 24 uur |
| Live ondertiteling (NL) | ja | nee | nee | nee |
| Break-out ruimtes | ja | ja | ja | ja |
| Prijs pro versie p.m. | € 3,40 – € 10,50 | € 13,99 – € 18,99 | € 4,68 – € 15,60 | € 12,85 – € 25,65 |
Bij al deze programma’s kun je ook nog eens gebruik maken van extensies, die het online vergaderen nog productiever en efficiënter maken. Denk bijvoorbeeld aan een transcriptie extensie. Bekijk dus altijd of er een handige extensie voor jou is.
Je hebt nu alle tools die je nodig hebt om succesvol online te vergaderen. Bovenstaande tips zijn natuurlijk ook handig als je gaat solliciteren. Nog een baan nodig? Bekijk dan meteen onze openstaande vacatures.