Je kent het vast wel. De taken stapelen zich maar op en de e-mails blijven binnenstromen. Ondertussen trilt je telefoon ook nog eens non-stop. Vervolgens komt je collega naar je toe met een probleem dat hij of zij zelf niet opgelost krijgt. Aan prioriteiten stellen kun je op dat moment niet eens meer denken, want je ziet door de bomen het bos niet meer. Waar moet je in hemelsnaam beginnen?
Prioriteiten stellen op het werk
Krijg je al stress van deze situatie? Prioriteiten stellen op het werk is niet altijd even makkelijk, vooral als alle taken dringend lijken te zijn. Toch is het belangrijk om je prioriteiten te bepalen, zodat je in ieder geval ergens kunt beginnen. Anders wordt die berg alleen maar hoger en zit jij straks tegen een burn-out aan. Daar wordt natuurlijk niemand vrolijk van. Kun je wel een lesje gebruiken om jouw competentie prioriteiten stellen een boost te geven? Dan ben je hier aan het juiste adres. In deze blog gebruiken we de prioriteiten stellen matrix van Eisenhower om je handige tips te geven.
Voel je te veel werkdruk bij je huidige baan? Overweeg dan een andere baan te zoeken. Wie weet staat er wel iets tussen ons vacatureaanbod.
Wat betekent prioriteiten stellen?
Voordat we de diepte in duiken doen we een stapje terug: wat betekent ‘prioriteiten stellen’? De betekenis van prioriteiten stellen is alle taken filteren aan de hand van hoe belangrijk en dringend ze zijn. Vervolgens maak je een volgorde waarop je jouw taken één voor één kunt afwerken, zodat de meest urgente klusjes als eerste gedaan worden. Klinkt misschien simpel, maar het is een behoorlijke opgave om te beoordelen hoe belangrijk en dringend een taak is. Daarom is het een goed idee om beter te leren prioriteiten stellen.
De prioriteiten stellen matrix van Eisenhower
Wie weet er nou beter hoe je prioriteiten moet stellen dan een president? Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de VS (van 1953 tot 1961) had dat wel in de gaten. Hij hield zich constant bezig met het maken van moeilijke beslissingen en aan de hand van zijn ervaringen stelde hij een prioriteiten stellen matrix op. Het Eisenhower-model is nog steeds een van de meest gebruikte (én effectieve) matrixen om beter te leren prioriteiten stellen. Geen slecht idee dus om deze methode als inspiratie te gebruiken.
Hoe stel je prioriteiten volgens de Eisenhower-methode?
Dus hoe zou je prioriteiten moeten stellen volgens Eisenhower? Eigenlijk is het heel simpel: je categoriseert taken aan de hand van hoe belangrijk en hoe dringend ze zijn. Uiteindelijk leidt dit tot vier categorieën.
| Dringend | Niet dringend | |
| Belangrijk | Prioriteit 1: Doen | Prioriteit 2: Inplannen |
| Onbelangrijk | Prioriteit 3: Overdragen | Prioriteit 4: Elimineren |
Prioriteit 1: Doen
Is een taak zowel dringend als belangrijk? Móet de taak vandaag volbracht worden? Dan staat deze bovenaan het prioriteitenlijstje. Waarschijnlijk zullen er meerdere taken onder prioriteit 1 vallen, dus maak hierbinnen ook een volgorde. Uiteindelijk begin je dus met de meest dringende en meest belangrijke taak; dit is de prioriteit die je boven alles moet stellen.
Prioriteit 2: Inplannen
Is de taak belangrijk, maar niet per se dringend? Oftewel, is het oké als de taak morgen of overmorgen wordt gedaan? Dan laat je ‘m voor nu liggen, maar plan je de taak wel direct in voor op een andere dag.
Prioriteit 3: Overdragen
Een taak die wel dringend, maar niet per se belangrijk is voor jou, kun je het beste overdragen aan een collega die er op dat moment meer tijd voor heeft. Zo zorg je ervoor dat de taak wel zo snel mogelijk gebeurt.
Prioriteit 4: Elimineren
Kom je tijdens het prioriteiten stellen een taak tegen die zowel onbelangrijk als niet dringend is? Denk er dan goed over na of het echt gedaan moet worden. Zo ja, zet ‘m onderaan je lijstje. Zo nee, schrap de taak dan helemaal.
Prioriteiten stellen: 5 tips aan de hand van het Eisenhower-model
Klinkt nu misschien heel simpel, zo’n model, maar in de praktijk kun je natuurlijk tegen heel wat struikelblokken aanlopen. Daarom hebben we een paar prioriteiten stellen tips voor je op een rij gezet.
- Begin meteen in de ochtend met het maken van je to-dolijst. Dat zorgt ervoor dat je rustig en met een heldere blik aan je taken begint.
- Heb je moeite om te bepalen of een taak dringend is? Stel jezelf dan de volgende vraag: Moet ik dit nu doen? Wat zijn de gevolgen als je het morgen of overmorgen doet? Wees hier heel streng in.
- Laat je niet beïnvloeden door anderen. Je bepaalt zelf wat jouw prioriteiten zijn. Wees dus ook niet bang om taken op prioriteit 3 te zetten en af te dragen aan collega’s als ze naar jouw idee minder belangrijk zijn. Vind je dit lastig? Stel jezelf dan de volgende vraag: Moet ik dit nu doen? Bekijk of het belangrijk is dat specifiek jij deze taak doet, of dat het ook prima is als iemand anders de taak overneemt.
- Zorg ervoor dat je niet meer dan acht taken op prioriteit 1 zet. Zijn het er meer? Begin dan eerst met het voltooien van de prioriteiten bovenaan de lijst.
- Werk alle taken één voor één af, dus houd je niet bezig met meerdere klussen tegelijk. Dat creëert alleen maar chaos in je hoofd. Eerst het één afwerken en dan verder met het ander werkt het meest efficiënt.
Hopelijk kun je met deze tips en de prioriteiten stellen matrix van Eisenhower rust in je hoofd creëren. Als je het nog steeds lastig vindt – snappen we – kun je natuurlijk altijd overwegen een cursus prioriteiten stellen te volgen. Die zijn er gelukkig volop. Veel succes en houd je hoofd koel!