Efficiënt werken is tegenwoordig de standaard. Bij veel banen is het belangrijk om deadlines of targets te halen. Sneller in je werk word je naarmate je meer ervaring opdoet, maar snelheid is niet het enige wat belangrijk is. Belangrijker is effectief én efficiënt werken. Maar wat betekent dat eigenlijk? Grote kans dat je deze termen weleens hebt horen vallen, dus het is hoog tijd dat we hier aandacht aan besteden. Wat is efficiënt werken? Wat is het verschil tussen efficiënt, effectief en doelgericht werken? En waarom is het belangrijk om efficiënt en effectief te combineren? We leggen het uit op deze pagina. Heb je tips nodig om effectief en efficiënt te werken? Die hebben we ook voor je. Lees rustig verder, dan ben je straks goed op weg om een professional te worden in effectiever en efficiënter werken.
Toe aan een nieuwe baan? Neem eens een kijkje tussen ons vacatureaanbod.
Wat is efficiënt werken?
We hadden het in de intro al over snelheid. Dat is eigenlijk waar het vooral om draait bij efficiënt werken, en waar de meeste bedrijven veel aandacht aan besteden. Om het maar meteen duidelijk te maken: wat betekent efficiënt werken? De betekenis van deze manier van werken is als volgt: zoveel mogelijk werk doen met zo weinig mogelijk middelen. Met middelen bedoelen we onder andere tijd, geld en energie. Voor jou als werknemer heeft het vooral te maken met tijd, oftewel snelheid. Hoe sneller je werkt, hoe meer je gedaan krijgt en hoe efficiënter je werkt. Als je efficiënter gaat werken krijg je dus meer werk gedaan binnen dezelfde tijdsperiode. Dit is een procesgerichte manier van werken waarbij het gaat om hoe je iets doet.
De valkuil van efficiënt werken
Binnen veel bedrijven ligt de focus van het werk puur op efficiënt werken: zoveel mogelijk werk doen met zo weinig mogelijk middelen (geld, tijd en energie). Dit betekent dus dat jij als werknemer vooral snel moet werken. Waarschijnlijk wordt er veel gehamerd op snelheid en is dit ook het grootste onderwerp tijdens functioneringsgesprekken. Heb je je targets gehaald? Ligt je snelheid boven of onder het gemiddelde? De grote valkuil is dat de inhoud vergeten wordt: wat voor werk is er eigenlijk gedaan? Hoe belangrijk is dat werk? Wat is de kwaliteit van het eindresultaat?
Met andere woorden: het belang van doelgericht werken wordt vergeten. Dus hecht je manager veel waarde aan snelheid en wil je leren efficiënt te werken? Let dan op dat je het totaalplaatje niet uit het oog verliest; efficiënt werken is slechts een onderdeel van productief werk verrichten.
Effectief vs. efficiënt werken
Efficiënt werken is belangrijk, maar snelheid moet nooit de enige focus zijn. Daarom hebben we het ook over effectief, oftewel: doelgericht werken. Maar wat is precies het verschil tussen efficiënt en effectief werken? En wat is effectief werken? Effectief werken schuift naar voren wat efficiënt werken mist: het resultaat. Als je efficiënt werkt, doe je de belangrijkste taken die zorgen voor het beste eindresultaat. Het gaat er dus om wat je doet en je werkt resultaatgericht. Effectief werken is daarmee een vorm van doelgericht werken. Werk je efficiënt? Dan doe je zoveel mogelijk taken binnen een korte tijd, maar het maakt niet uit hoe belangrijk deze taken zijn. Werk je effectief? Dan doe je de belangrijkste taken die leiden tot het beste eindresultaat, maar het maakt niet uit hoe snel of op wat voor manier je dit doet.
Dus wat is nou belangrijker, effectief of efficiënt werken? Je snapt ’m waarschijnlijk al: het meest ideale is als je efficiënt en effectief werken weet te combineren. Dan doe je met zo min mogelijk tijd en energie de taken die het belangrijkst zijn.
9 tips om zowel effectief als efficiënt te werken
Leuk, dat ideaalbeeld, maar hoe krijg je het nou voor elkaar om effectief én efficiënt te werken? Oefening baart kunst, maar we hebben ook wat tips voor je op een rijtje gezet om je een handje te helpen.
1. Begin met prioriteiten stellen
Bepaal welke taken het belangrijkst zijn voor het uiteindelijke doel van je werk en leg op deze taken de prioriteit.
2. Maak keuzes
Kom je taken tegen die overbodig zijn voor je doel? Overleg met je manager of deze echt nodig zijn en laat ze eventueel liggen.
3. Stel prioriteiten
Geef niet toe aan de verleiding om iedere taak belangrijk te noemen. Want dan zie je door de bomen het bos niet meer. Vind je het lastig om te bepalen welke taak boven de anderen uitsteekt? Lees dan eens onze blog over prioriteiten stellen.
4. Maak een to-dolijst
Heb je de belangrijkste taken uitgekozen? Dan kun je je nu focussen op efficiënt werken. Waarschijnlijk heb je al een to-dolijst gemaakt. Nee? Hoog tijd om dit te doen. Want als je alle taken apart moet onthouden, creëert dat chaos in je hoofd. En dat kost energie, die je beter kunt besteden aan het werk zelf. Bewaar je to-dolijstje het liefst op één plek; als je er meerdere hebt, raak je al snel het overzicht kwijt. Heb je tips nodig? Bekijk dan onze blog over plannen.
5. Let op je energielevels
Werk je in de ochtend meestal meer geconcentreerd dan aan het eind van de middag? Of juist andersom? Houd hier dan rekening mee in je dagplanning. Ken je eigen energielevels en speel hierop in.
6. Zorg voor een opgeruimde (digitale) werkomgeving
Breng orde aan in je mailbox, laat je bureau zo leeg mogelijk en laat je tussendoor niet afleiden. Korte pauzes zijn belangrijk, maar spreek met jezelf af wanneer je dit doet. Werk bijvoorbeeld met blokken van 25 minuten werk en 5 minuten pauze. Dat doet veel meer dan continu even kijken op je privé-WhatsApp.
7. Werk je taken één voor één af
Heb je een planning gemaakt, maar krijg je er gedurende de dag allemaal klusjes bij? Laat ze dan liggen totdat je jouw taken van de dag hebt gedaan en plan dán pas nieuwe taken in. Zo kun je uiteindelijk efficiënter werken.
8. Leer om ‘nee’ te zeggen
Komt je manager of collega met een extra taakje, maar heb je het daar eigenlijk te druk voor? Wees dan niet bang om dit aan te geven en een andere collega het op te laten pakken.
9. Vraag om hulp
Heb je een eindeloos lange to-dolijst en te veel belangrijke taken? Wacht dan niet langer en trek zo snel mogelijk aan de bel. Er is vast wel een collega die je een handje wilt helpen. Wees niet bang om hulp te vragen.
Hopelijk raak je door deze tips geïnspireerd om zowel effectief als efficiënt te leren werken. Onthoud: snel en efficiënt zijn in je werk is belangrijk, maar niet de enige manier om je productiviteit een boost te geven. Let er ook op wélke taken je doet. Stel prioriteiten en leg de focus op het zo efficiënt mogelijk werken aan de belangrijkste taken.