Agendabeheer, dat lijkt zo verleden tijd. Maar beeld je in: je zit in een drukke periode, zowel op werk als in je privéleven. Vergaderingen over het recruiten van nieuw personeel, de deadline voor het grootste project van het jaar, de eerste zwemles van je zoontje … Het aantal afspraken blijft maar oplopen. Je digitale agenda bijwerken? Daarvoor heb je toch helemaal geen tijd.
Herkenbaar? Laten we dan meteen met de deur in huis vallen: je agenda bijwerken is wél een goed idee. Want een goed agendabeheer zorgt voor overzicht én rust in je hoofd. Maar hoe gebruik je een agenda op een effectieve manier? Je raadt het al: daar hebben wij wel wat tips voor. Lees dus vlug verder, dan vertellen wij je onze gouden agendabeheer tips.
Toe aan een nieuwe baan? In ons vacatureoverzicht vind je allerlei leuke jobs in verschillende branches.
Wat is agendabeheer?
Klinkt leuk, die gouden agendabeheer tips, maar even een stapje terug: wat is agendabeheer eigenlijk? De betekenis van deze term heeft, je raadt het al, te maken met het bijhouden van je agenda. Maar dat betekent niet alleen dat je afspraken in je agenda noteert. Je vult ook pauzes, deadlines en afspraken met jezelf in. Aan de hand van agenda blokken en kleuren, bijvoorbeeld. Op deze manier houd je overal rekening mee en creëer je overzicht. Uitgebreid agendabeheer is met Outlook of Google Agenda mogelijk, maar er zijn ook allerlei andere digitale agenda’s waarbij je de optie hebt kleuren en blokken te gebruiken. Natuurlijk werkt voor sommige mensen een fysieke agenda beter. Ook dan kan agendabeheer je helpen.
Complex agendabeheer
Misschien heb je ook weleens van de term complex agendabeheer gehoord. Wat is complex agendabeheer precies en hoe verschilt het van agendabeheer in het algemeen? De complexe variant gaat, vrij logisch natuurlijk, een stapje verder. Deze term wordt gebruikt voor een vaardigheid, die belangrijk is voor onder andere administratief medewerkers. In deze blog geven we geen complex agendabeheer tips, maar richten we ons op werknemers en zzp’ers in het algemeen. Dus kun je wel wat algemene tips voor een goede agenda gebruiken? Dan zit je hier goed. Wil je aan de vaardigheid complex agendabeheer werken? Overweeg dan een cursus agendabeheer om je skills naar een hoger level te tillen.
Wat heb je aan agenda management?
Voordat we doorgaan naar de tips: wat heb je eigenlijk aan agendabeheer, oftewel agenda management? We noemden het al een paar keer, maar een overzichtelijke agenda zorgt voor rust in je hoofd (en een opgeruimd bureau). Het kost misschien even tijd om een digitale agenda op te zetten, maar uiteindelijk zul je merken dat het juist tijd scheelt. Zo heb je de mogelijkheid om terugkerende afspraken in te stellen, of om nieuwe afspraken automatisch te weigeren als je bezet bent. Bovendien helpt een digitale agenda met plannen en je time management. Met een georganiseerde agenda werk je dus comfortabeler én efficiënter. Win-winsituatie, toch?
Effectief agendabeheer: 7 algemene tips en tricks
Lijkt het je wel wat, zo’n goed beheerde digitale agenda? Om te beginnen hebben we wat algemene agendabeheer tips voor je op een rij gezet.
Tip 1: neem de tijd
Maak tijd vrij voor agendabeheer, bijvoorbeeld aan het begin van de week. Neem ook aan het eind van iedere dag de tijd om het een en ander bij te werken.
Tip 2: tijdsblokken
Gebruik tijdsblokken, het liefst van 15 minuten, om ook kleinere taken in je agenda te zetten. Voor iedere taak of afspraak zet je dus zowel een begin- als een eindtijd, waardoor je agenda wordt ingedeeld in blokken.
Tip 3: kleuren
Werk met kleuren: voor elke soort taak gebruik je een andere kleur, zodat je in één oogopslag ziet hoe je dag gaat zijn.
Tip 4: extra tijd
Houd altijd rekening met extra tijd tussen afspraken, dus plan je meetings niet te dicht op elkaar. Zorg voor ademruimte en eventuele uitloop. Zo zorgt agendabeheer voor een hoop minder stress.
Tip 5: schat je tijd in
Vind je het lastig inschatten hoe lang je met iets bezig bent? Houd eens een weekje bij hoeveel tijd je nodig hebt voor bepaalde taken, dan krijg je een veel beter tijdsbesef.
Tip 6: aparte to-dolijst
Let op: maak geen to-dolijst van je agenda. Werken aan je takenlijst is wél een blok voor in je agenda, maar je hoeft niet in je agenda te noteren aan welke taak je precies gaat werken. Houd die twee lijsten dus apart. Hoe je een to-dolijst opstelt en hoe je bepaalt aan welke taak je als eerste moet werken? Je leest het in onze blog over prioriteiten stellen.
Tip 7: één agenda
Gebruik maar één agenda, voor zowel werk als privé. Zo weet je precies wanneer je het in je privéleven wat drukker hebt en kun je jouw werk daarop aanpassen. Bovendien is het fijn om tijdens je werk herinnerd te worden aan leuke dingen die je gepland hebt. Dat werkt lekker motiverend.
Wat zet je in je agenda?
Na deze algemene agendabeheer tips vraag je je vast af welke taken en afspraken dan in je agenda thuishoren. Het korte antwoord: alles. Een antwoord waar je meer aan hebt? Hieronder sommen we de belangrijkste onderdelen voor je op:
- Terugkerende afspraken. Zoals wekelijkse vergaderingen. Via veel digitale agenda’s kun je dit soort
afspraken automatisch elke week laten terugkomen. - Meetings en vergaderingen. Oftewel, onregelmatige afspraken. Hierbij horen ook een-op-een meetings.
- Pauzes. Dat is misschien niet echt een taak of afspraak, maar het hoort zeker thuis in je agenda. Zorg ervoor dat je geen afspraken dicht op je pauzes inplant als je bezig bent met agendabeheer.
- Deadlines. Het werkt fijn om deadlines ook in je agenda te plaatsen, zodat je deze niet vergeet.
- Afspraken met jezelf. Denk hierbij aan werken aan je takenlijst, het beantwoorden van e-mails en telefoontjes plegen. Je hoeft niet te specificeren wat je precies gaat doen, maar het werkt wel overzichtelijk om afspraken met jezelf in je agenda te noteren.
- Opstarten en afsluiten. Aan het begin en het eind van de dag heb je vaak tijd nodig om op te starten en af te sluiten. Plan dus nooit taken of afspraken te dicht op het einde en begin van je werkdag. En heel belangrijk: het einde van je werkdag is écht het einde van je werkdag. Dus klap je laptop dicht en neem de rest van de avond tijd voor jezelf en je privéleven. Dat is soms lastig, dus het kan enorm helpen om de taak ‘afsluiten’ in je agenda te zetten als je bezig bent met agendabeheer.
- Vrije tijd. We noemden het al even, maar het is belangrijk om je privéafspraken ook in je agenda te zetten. Daarbij hoort ook dat uurtje sportschool. Dit helpt je inzien hoeveel tijd je nog overhoudt voor jezelf. Is dat te weinig? Dan zie je dit heel snel en kun je meteen ingrijpen.
Met al deze tips voor agendabeheer ben je klaar om te starten met effectief agenda beheren. Trek er eens een uurtje of twee voor uit om je digitale agenda op te zetten en je zult merken hoe fijn het werkt. Je met post-its bezaaide bureau? Dat ziet er straks leeg en netjes uit. En je weet wat ze zeggen: een opgeruimd bureau is een opgeruimd hoofd.