Je herkent het vast wel: je hebt een eindeloze to-dolijst en ziet door de bomen het bos niet meer. Want waar begin je en hoe zorg je ervoor dat je alles vandaag afkrijgt? Het antwoord is time management. We horen je al denken: time management, wat is dat? De een is er van nature beter in dan de ander, maar wist je dat je time management kunt leren? Om jou daar een handje bij te helpen geeft Jobbird dé time management tips, waarmee jouw to-dolijst aan het einde van de dag netjes is afgewerkt en je zelfs nog tijd overhoudt om leuke dingen te doen.
Op zoek naar een leuke baan? Neem dan een kijkje bij alle openstaande vacatures op Jobbird.
Wat is time management?
Om bij het begin te beginnen, wat is time management en wat betekent het eigenlijk? De betekenis van time management ligt best voor de hand: het managen van je tijd. Het is een manier waarop je je dag indeelt om je zoveel mogelijk te kunnen focussen op je belangrijkste taken. Misschien herken je het wel: je hebt zoveel te doen, dat je iedere keer maar een klein beetje afmaakt van al je verschillende taken. Aan het einde van de dag heb je eigenlijk geen één taak compleet af. Niet heel efficiënt, toch? Door je tijd beter te managen, zorg je ervoor dat de belangrijkste taken wél afkomen.
Dit begrip kom je niet alleen tegen in het bedrijfsleven, maar time management kun je privé ook heel goed toepassen. Denk bijvoorbeeld aan al die huishoudelijke klusjes waar je maar niet aan toe komt. Er zijn dus ook time management tips die thuis van pas komen, dus laten we maar snel doorgaan.
Waarom time management?
Waar is time management precies goed voor? Het managen van je tijd heeft verschillende voordelen:
- Je weet precies waar je mee bezig bent.
- Je krijgt meer rust in je hoofd en voelt je minder opgejaagd.
- Aan het einde van de dag heb je meer gedaan.
- Je houdt meer tijd over voor hobby’s of andere leuke dingen.
- De kwaliteit die je levert is hoger.
Tools voor betere time management
Grote kans dat je dit artikel leest omdat je je time management skills wilt verbeteren. Goed nieuws: zoals we al zeiden, time management kun je leren. Soms is het lastig om jezelf te motiveren of iets nieuws aan te leren. Gelukkig zijn er verschillende time management tools . Zie ze als een steuntje in de rug waarmee het makkelijker is om je time management te verbeteren. Games, cursussen of apps zijn bijvoorbeeld tools die al vele anderen hebben geholpen. Bij apps kun je denken aan:
- Evernote;
- Todoist;
- Pomodoro app.
Met games train je je time management skills. Misschien ken je spelletjes zoals Cooking Dash wel. In dit spel zorg je ervoor dat het hele restaurant is voorzien van een menukaart, ondertussen kook je eten en daarnaast serveer je het ook nog uit. Door dit soort spelletjes te spelen leer je prioriteiten stellen en dit uiteindelijk ook toe te passen in het echte leven.
Tips om je time management te verbeteren
Om je productiviteit te verhogen zijn er verschillende manieren om je tijd beter te managen. Ieder mens is anders, dus bepaal wat voor jou het beste werkt. Hieronder geven we een paar tips waarmee jouw time management een stuk beter gaat worden.
1. Maak een prioriteitenlijst
Misschien werk je al met een to-dolijst, maar om nog productiever te zijn en je tijd beter te managen, is het verstandig om je taken te prioriteren. Welke taak is het belangrijkst of welke taak moet als eerste af? Deze zet je bovenaan je lijst. Voordat je naar de volgende taak gaat, moet de belangrijkste taak afgerond zijn. En onthoud, taken die niet per se die dag af moeten, zet je onderaan de lijst.
2. Vermijd afleiding
Ligt je mobiel naast je terwijl je aan het werk bent en krijg je continu meldingen? De kans zit er dik in dat je je telefoon oppakt en vervolgens tien minuten lang zit te scrollen op Instagram. Zonde van de tijd als er ondertussen nog een hele takenlijst op je zit te wachten. Om jouw time management te verbeteren, zet je je notificaties bijvoorbeeld uit. Of installeer een app op je laptop waar je bepaalde websites mee blokkeert. Zo voorkom je dat je opeens online gaat shoppen.
3. Neem pauzes
Dit voelt misschien tegenstrijdig om te zeggen in een artikel over time management, maar het is echt waar: van pauzes word je productiever. Als je te lang achter elkaar werkt en je hoofd geen pauze krijgt, werkt dit niet bevorderlijk voor je productiviteit. Werk daarom in blokken en gun jezelf een pauze na elk blok. Misschien is dit een wandeling buiten of luister je even tien minuten naar muziek; jij weet het best wat voor soort pauze voor jou werkt. Zodra je weer achter je laptop zit, zul je merken dat je een frisse blik hebt op je taken.
4. Stel doelen
Om ervoor te zorgen dat je bepaalde taken op tijd af hebt, kun je persoonlijke minideadlines stellen. Zeg bijvoorbeeld tegen jezelf dat je aan het einde van de dag dat belangrijke voorstel af hebt. Misschien werkt het voor jou fijn om nog kleinere doelen te stellen, zoals “inleiding af om 12:00” en “advies af om 15:00”. Zo maak je jouw doelen concreter en voelt het lekker om meerdere dingen van je to-dolijst af te vinken.
5. Time management matrix
Een handig hulpmiddel om je prioriteiten te stellen is een time management matrix. Je verdeelt je taken onder vier verschillende categorieën:
- Prio 1: urgent en belangrijk (snel doen);
- Prio 2: urgent, maar niet belangrijk (kort tijd aan besteden);
- Prio 3: niet urgent, maar belangrijk (plannen);
- Prio 4: niet urgent en niet belangrijk (elimineren).
Zo zie je in een oogopslag welke taken het belangrijkst zijn en waar haast achter zit. Ook bepaal je dan welke taken je eventueel kunt uitbesteden aan je collega’s. Dit zijn voornamelijk de ‘urgent en niet belangrijk’ taken. Deze time management matrix vul je per dag of per project in. Natuurlijk kun je dit ook in je privéleven gebruiken, bijvoorbeeld voor afspraken met familie of vrienden of huishoudelijke klussen. Met deze time management matrix breng je meer structuur aan in je takenlijst en creëer je overzicht. Wil je meer lezen over het gebruiken van een time management matrix? Lees onze blog over de Eisenhower matrix.
Er zijn veel verschillende manieren en tips om je time management te verbeteren. Je hoeft dus niet in je eentje het wiel opnieuw uit te vinden. Het is belangrijk dat je erachter komt wat het beste voor jou werkt. Misschien is dat een app of wie weet werkt de time management matrix juist wel heel goed. Heb je nog wat extra hulp nodig? Dan kun je altijd nog kiezen om met een professional te spreken tijdens een time management cursus.