Je weet wat ze zeggen: voor niks gaat de zon op. Ook de ritjes van en naar je werk kosten geld. Omdat het nogal gek en vooral onaantrekkelijk zou zijn als je zelf (volledig) voor deze kosten zou moeten opdraaien, krijgen veel werknemers een reiskostenvergoeding. Maar hoe hoog is deze vergoeding ongeveer, en zijn er (fiscale) regels om rekening mee te houden? Met dit artikel helpen we je een handje met het reiskosten berekenen, en dan vooral met de berekening van de vergoeding. Dat doen we door uit te leggen hoe je jouw kilometervergoeding kunt berekenen, welke vergoeding je kunt verwachten als je met het openbaar vervoer reist en hoe het zit met reiskostenvergoeding en de Belastingdienst. Door tot slot ook de werkelijk gemaakte reiskosten te berekenen, weet je meteen of je zelf iets bij moet leggen.
Zelf je reiskostenvergoeding berekenen
Als je een berekening van je reiskosten wilt maken, is het belangrijk om eerst te weten waar je recht op hebt. Kijk in je contract of cao welke afspraken je precies met je werkgever hebt gemaakt over (de hoogte van) een reiskostenvergoeding. Waarschijnlijk kom je twee vergoedingen tegen, namelijk een voor als je met de auto reist en een voor als je met het openbaar vervoer naar je werk komt.
Kilometervergoeding berekenen
Krijg jij een vergoeding voor de reiskosten die je met de auto maakt? Dan moet je rekening houden met de kilometervergoeding. Je werkgever bepaalt welk bedrag je per kilometer vergoed krijgt. Meestal is dat € 0,19 per kilometer, omdat je tot dat bedrag geen belasting over je reiskostenvergoeding hoeft te betalen. Maar het kan ook meer of minder zijn. We leggen hieronder uitgebreid uit hoe het zit met de reiskostenvergoeding en de Belastingdienst.
Eerst even terug naar onze uitleg over reiskosten berekenen als je met de auto reist. Want hoe kun je jouw km-vergoeding berekenen? Je hebt hiervoor een aantal gegevens nodig, namelijk de vergoeding die je per kilometer krijgt, de afstand tussen je woning en je werk, en het aantal dagen dat je per week werkt. Voor ons voorbeeld gebruiken we de volgende gegevens:
- Vergoeding per kilometer: € 0,19;
- Afstand woon-werkverkeer x 2 (heen en terug): 11 x 2 = 22 kilometer;
- Dienstverband: fulltime dienstverband van 5 dagen per week.
Je kunt met deze gegevens op de volgende manier je kilometervergoeding berekenen:
- Vermenigvuldig de vergoeding per kilometer met het aantal kilometer dat je op een werkdag reist: € 0,19 x 22 = € 4,18.
- Werk je fulltime? Dan kun je de standaard van 214 werkdagen per jaar aanhouden. Dat wordt dan: € 4,18 x 214 = € 894,52 per jaar. Dat is een kilometervergoeding van € 74,54 per maand (€ 894,52 : 12).
Wil je als parttimer je reiskostenvergoeding berekenen? Bereken dan eerst de reiskostenvergoeding op fulltime basis zoals hierboven is beschreven en voer daarna de extra stap uit die we hieronder uitleggen.
Deel de berekende reiskostenvergoeding op fulltime basis door 5, zodat je weet wat de vergoeding voor 1 dag per week is. Vermenigvuldig dit bedrag vervolgens met het aantal dagen dat jij per week werkt. Voor 4 dagen per week wordt dat dan: € 894,52 : 5 x 4 = € 715,62 per jaar.
Reiskostenvergoeding openbaar vervoer berekenen
Je kunt ook zelf de vergoeding voor je reiskosten berekenen als je met het ov naar je werk komt. In de praktijk doen veel mensen dit niet, bijvoorbeeld omdat ze een zakelijke ov-kaart hebben en de reiskosten direct door de baas worden betaald. Of ze moeten de reiskosten wel eerst zelf voorschieten, maar kunnen deze daarna volledig declareren.
Er zijn ook werkgevers die een maximale reiskostenvergoeding geven als je met het ov reist, bijvoorbeeld € 200,- per maand. In dat geval wil je waarschijnlijk de reiskosten berekenen die voor eigen rekening zijn. Vermenigvuldig hiervoor het bedrag dat je op een dag aan ov-kosten kwijt bent om van en naar je werk te reizen met het aantal dagen dat je maandelijks werkt. Haal van dit bedrag de maximale reiskostenvergoeding die je van je baas krijgt af. Zo weet je welk deel voor je eigen rekening is.
Als je met het openbaar vervoer reist kun je ook een kilometervergoeding krijgen. Je kunt je reiskostenvergoeding dan berekenen zoals hierboven is beschreven in de situatie waarin je met de auto naar je werk komt.
Hoe zit het met reiskostenvergoeding en de Belastingdienst?
Je werkgever mag je niet zomaar een ongelimiteerd bedrag aan reiskostenvergoeding geven zonder daar loonbelasting en premies op in te houden. De grens ligt al jarenlang op € 0,19 per kilometer. De kilometervergoeding mag van de Belastingdienst best hoger zijn, maar daar betaal je dan wel belasting over. Veel werkgevers houden daarom € 0,19 per kilometer aan. Krijg je toch meer, bijvoorbeeld € 0,28 per kilometer? Dan betaal je dus over 9 cent van je reiskostenvergoeding belasting.
Bovenstaande regel geldt voor de kilometervergoeding. Je kunt deze vergoeding krijgen als je met de auto of het openbaar vervoer van en naar je werk reist. Als je het ov gebruikt, kan je werkgever er ook voor kiezen om de werkelijk gemaakte kosten te declareren. Dit is altijd een onbelaste reiskostenvergoeding, ook als het bedrag omgerekend hoger ligt dan € 0,19 per gereisde kilometer.
Reiskosten berekenen: dekt de vergoeding mijn totale kosten?
Je weet nu hoe je je reiskostenvergoeding kunt berekenen, of je nou met de auto of met het openbaar vervoer naar je werk gaat. Maar zijn hiermee al je kosten gedekt? Daarvoor moet je ook de reiskosten berekenen die je daadwerkelijk maakt.
Als je met het ov naar je werk gaat, is dat vaak niet moeilijk te achterhalen. Veel werkgevers nemen de volledige reiskosten op zich, bijvoorbeeld door werknemers een zakelijke ov-kaart te geven. Geldt er een maximale reiskostenvergoeding per maand? Kijk dan wat je op een werkdag kwijt bent aan ov-kosten en vermenigvuldig dit met het aantal werkdagen in een maand. Als dit bedrag hoger is dan de maandelijkse vergoeding, is een deel van de reiskosten voor eigen rekening.
In het geval van een auto is het vaak lastiger om je eigen reiskosten te berekenen. De vergoeding is meestal hoog genoeg om de brandstof van te betalen, maar waarschijnlijk wil je ook zaken als onderhoud, wegenbelasting en je autoverzekering in de berekening meenemen. Deze kosten verschillen sterk, omdat ze afhangen van onder andere het type auto en het aantal kilometers dat je rijdt. Jij hebt zelf het beste inzicht in deze kosten.
Feit is wel dat de maximale onbelastbare reiskostenvergoeding al sinds 2004 € 0,19 bedraagt, terwijl de kosten door de jaren heen zijn gestegen. Er wordt daarom niet voor niets gepleit voor een hogere vergoeding. Bedragen die worden genoemd variëren tussen de € 0,24 en € 0,49. Het kan natuurlijk dat jij al een reiskostenvergoeding van je baas krijgt die daarbij in de buurt komt. Nu nog wachten op de dag waarop dat onbelast kan.